如何當(dāng)好辦公室主任

如何當(dāng)好辦公室主任

大名縣人大常委會辦公室

　　辦公室是人大機(jī)關(guān)的“樞紐”和“窗口”，在機(jī)關(guān)內(nèi)部發(fā)揮著承上啟下、顧左聯(lián)右的作用，既是常委會領(lǐng)導(dǎo)的參謀部、服務(wù)部，又是窗口、橋梁和領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”，其地位特殊、作用不可替代。辦公室的服務(wù)質(zhì)量、工作效果如何，直接影響和體現(xiàn)著人大機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和水平。我是2012年任辦公室主任的，時(shí)間較短，現(xiàn)就做好辦公室工作談一下粗淺認(rèn)識，不妥之處，敬請各位領(lǐng)導(dǎo)、同志們批評指正。

   一、做到“當(dāng)家不作主”。辦公室工作多是年領(lǐng)導(dǎo)交辦，領(lǐng)導(dǎo)的決定和措施要靠辦公室去落實(shí)、去督辦，機(jī)關(guān)事務(wù)要靠辦公室來管理。無論是參與政務(wù)還是管理事務(wù)，都不能超出領(lǐng)導(dǎo)意圖，自己去“作主”、去“當(dāng)家”，必須在被動中求主動，主動地當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手。如果僅僅是被動地解決問題，整個辦公室勢必窮于應(yīng)付，造成被動的惡性循環(huán)。要明確自己的職責(zé)范圍，嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦事，做到少動嘴，多動腦，事必躬親，幫忙不添亂，更不能越俎代庖。我們縣人大要開展的各項(xiàng)活動，我都提前思考、超前介入，提出可行的措施，組織人員提前把活動的時(shí)間、內(nèi)容和步驟安排好。還有，遇上會務(wù)安排、來人接待、調(diào)研、視察等重點(diǎn)工作，主動與主任和主管主任及其他工委負(fù)責(zé)同志溝通聯(lián)系，提出安排預(yù)案，減少工作疏漏。

   二、做到“辦文求規(guī)范”。公文處理是辦公室工作中最重要、最繁雜的的日常事務(wù)，公文辦理工作的質(zhì)量好壞、效率高低，是做好辦公室工作的一個重要體現(xiàn)。我們主要做到了以下幾點(diǎn)：一是堅(jiān)持規(guī)范原則，確保公文辦理有序。我們制定了機(jī)關(guān)公文處理和文件印刷制度，進(jìn)一步規(guī)范了縣“一府兩院”向人代會、常委會議、主任會議的報(bào)告、匯報(bào)的格式，為會議充分審議，奠定了基礎(chǔ)。二是堅(jiān)持及時(shí)原則，加快公文流轉(zhuǎn)速度。按照“當(dāng)日事、當(dāng)日畢”的要求，建立了公文流轉(zhuǎn)清理制度，做到急事急辦，特事特辦，保障公文運(yùn)轉(zhuǎn)高效快捷。例如，我們對常委會形成的審議意見，會后及時(shí)進(jìn)行修改，當(dāng)天送交印刷，常委會會議第二天及時(shí)下發(fā)，保持了快節(jié)奏、高效率。三是堅(jiān)持準(zhǔn)確原則，保證公文辦理質(zhì)量。我們每次公文起草時(shí)，始終遵循起草校對精心、語言文字精煉、文件內(nèi)容精準(zhǔn)的原則，對文字內(nèi)容都仔細(xì)審核、認(rèn)真推敲，做到用語規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)符號準(zhǔn)確，提高了文件制發(fā)質(zhì)量，保證了準(zhǔn)確無錯誤。

   三、做到“參謀要到位”。辦公室是人大機(jī)關(guān)的參謀部、“智囊團(tuán)”，是信息中心。自己作為辦公室主任，重點(diǎn)就是要找準(zhǔn)自己的定位，真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，切實(shí)提高服務(wù)協(xié)調(diào)能力，推動工作有序開展，提升人大權(quán)威和形象。

   1、要勤于調(diào)查研究，注重總結(jié)分析。作為辦公室主任就要緊緊圍繞常委會中心工作，加強(qiáng)調(diào)查研究，勤于資料積累，善于總結(jié)分析，及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供各種信息、資料，充分發(fā)揮工作的主動性，多出點(diǎn)子、想辦法，從而有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供針對性的服務(wù)，把辦公室工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)到當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策參謀這一高層次的服務(wù)上，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供科學(xué)的參考依據(jù)。2012年，我縣廣大代表、群眾對城區(qū)交通秩序混亂、衛(wèi)生臟亂差等問題反映非常強(qiáng)烈，多次向縣人大提出意見建議，為切實(shí)加強(qiáng)對交警、城區(qū)管理工作的監(jiān)督，我組織機(jī)關(guān)有關(guān)人員深入縣城主要街道、中小學(xué)周圍等地方進(jìn)行了實(shí)地考察，經(jīng)過綜合分析與匯總，并查閱了有關(guān)資料，認(rèn)為應(yīng)該對這兩項(xiàng)工作進(jìn)行質(zhì)詢，以加快工作的改進(jìn)，同時(shí)與湖北某縣人大進(jìn)行了學(xué)習(xí)交流，主動向主任會議提出了對交警大隊(duì)、城區(qū)管理辦公室進(jìn)行質(zhì)詢的建議，主任會議予以采納，并在常委會會議上提出，形成了我縣人大歷史上的首次質(zhì)詢。質(zhì)詢后，工作得到明顯改進(jìn)，代表和群眾一致贊同。

   （二）善于管好事務(wù)，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。任辦公室主任以來，堅(jiān)定地貫徹上級精神，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作。一是服務(wù)不添亂。要盡力為領(lǐng)導(dǎo)減少瑣碎性事務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)集中更多的精力想大事抓大事，工作中攬事不攬權(quán)、到位不越位、補(bǔ)臺不拆臺、幫忙不添亂。在2013年的全縣土地綜合整治工作中，主動帶領(lǐng)機(jī)關(guān)人員深入到村、到戶做工作、解難題，圓滿完成了任務(wù)，沒有讓領(lǐng)導(dǎo)分心、做難。二是解難不添憂。注重增強(qiáng)工作的預(yù)見性，防范可能出現(xiàn)的問題，把矛盾控制和解決在萌芽狀態(tài)，不能一有問題就上交，一有困難就繞道，要敢于面對問題、解決問題。為規(guī)范工作流程，堅(jiān)持精益求精，超前性地考慮，于2012年參與底制定了《縣人大機(jī)關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)化流程》，對會議議題的準(zhǔn)備、會議文件印刷發(fā)放等工作內(nèi)容，詳細(xì)列表，繪制成了會務(wù)工作流程，進(jìn)行了細(xì)化分類，堅(jiān)持各項(xiàng)業(yè)務(wù)循章而為，各個環(huán)節(jié)做到規(guī)范細(xì)致，環(huán)環(huán)相扣，確?！傲悴铄e”，從而為“三會”提供了高質(zhì)量的服務(wù)。三是成事不誤事。必須胸懷大局、心細(xì)如發(fā)，致力辦公室工作管理的規(guī)范化、制度化，切實(shí)做到忙而不亂，繁而有序，大事不誤、小事不漏，各項(xiàng)工作井井有條，環(huán)環(huán)相扣。

   （三）抓好督促檢查，推動工作落實(shí)。督促檢查是確保領(lǐng)導(dǎo)決策落到實(shí)處的重要一環(huán)，是辦公室工作的一項(xiàng)重要職能，敢于督辦、善于督辦是辦公室主任的基本職責(zé)和要求。一是要突出重點(diǎn)。圍繞縣委、政府和上級業(yè)務(wù)主管部門的工作部署，緊貼全局重點(diǎn)，工作方式應(yīng)從被動性向主動性轉(zhuǎn)變，工作重點(diǎn)應(yīng)從重布置向重督查抓落實(shí)轉(zhuǎn)變。善于抓住主要矛盾，找準(zhǔn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做到主次分明，條理清晰，提綱契領(lǐng)，帶動全局。二是要完善機(jī)制?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”。在我?guī)ьI(lǐng)下，進(jìn)一步健全了機(jī)關(guān)規(guī)章制度，有效地促進(jìn)了辦公室工作管理科學(xué)化、制度化。2013年，針對常委會任命時(shí)，法律考試多是走過場、流于形式的現(xiàn)狀，積極學(xué)習(xí)外地工作經(jīng)驗(yàn)，向主任會議建議要加強(qiáng)法律考試。對此，我縣人大修改完善了人事任免辦法，規(guī)定考試前只提供法律法規(guī)名稱，而不提供具體參考內(nèi)容，考試不合格的進(jìn)行補(bǔ)考，補(bǔ)考不合格者常委會不予任命。2014年以來，對法律考試不及格的5名擬任命人員進(jìn)行了補(bǔ)考。三是要嚴(yán)格考核。按照人員分工，將每個人的工作目標(biāo)進(jìn)行量化考核，根據(jù)考核情況提出獎懲建議和完善機(jī)制、推進(jìn)工作的意見。為提高機(jī)關(guān)干部工作的積極性、主動性，2012年以來，根據(jù)年終考核情況，多次向常委會黨組建議加大干部的提拔、交流力度，黨組采納了建議，努力向縣委推薦人選。三年來，共提拔、調(diào)整、交流干部14人，加強(qiáng)了干部隊(duì)伍建設(shè)，激發(fā)了干部的工作激情，進(jìn)而提高了機(jī)關(guān)工作效能。四是加強(qiáng)溝通。進(jìn)一步密切了與市人大、縣（市、區(qū)）人大、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大的聯(lián)系，對工作和法律實(shí)施過程中遇到的一些問題和困難，及時(shí)請示匯報(bào)，積極尋求指導(dǎo)、支持和幫助。同時(shí)，還及時(shí)將常委會的重要工作和重大活動安排向“一府兩院”通報(bào)，凡是涉及“一府兩院”工作都主動交流情況，征詢意見，努力營造密切、融洽、和諧的工作關(guān)系和環(huán)境。